اتوماسیون اداری

راهنمای استفاده

ماژول اتوماسیون اداری

ماژول اتوماسیون اداری علاوه بر پیگیری و ردیابی کارهای ارجاع شده، بستری را در نرم افزار CRM برای گردش مکاتبات، امور اداری و بایگانی آنها فراهم میکند.

این ماژول به طور کلی شامل دو ماژول زیر مجموعه می باشد:

• ماژول تیکت های داخلی که در منو قابل مشاهده است.
• ماژول ارجاعات تیکت های داخلی پارس ویتایگر که به صورت مجزا قابل مشاهده نمی باشد.

برای ورود به اتوماسیون اداری، ابتدا باید از مسیر زیر وارد ماژول تیکت های داخلی شویم.

منو > ابزار ها > تیکت های داخلی پارس ویتایگر

فیلتر ها

بر حسب نوع ارجاعی که داده می شود می توانید تیکت های ارسالی و دریافتی را به صورت زیر دسته بندی کنید:

• دریافتی من: نامه هایی که دریافت می کنید.
• دریافتی محرمانه من: نامه هایی که دیگر کاربران به صورت محرمانه برای شما ارسال می کنند.
• ارسالی من : نامه هایی که شما برای کاربران دیگر ارسال می کنید.
• ارسالی محرمانه من : نامه هایی که شما به صورت محرمانه برای کاربران دیگر ارسال می کنید.

ایجاد نامه ی جدید

برای ایجاد کردن نامه ی جدید و ارجاع دادن امور در آن، کافی است روی گزینه ی   کلیک کنید.

صفحه ای برای شما باز خواهد شد که شامل موارد زیر است:

اطلاعات اولیه

در این بخش شما باید یک موضوع برای تیکت مشخص کنید. فیلد های “اولویت”، “نام محصول”، “وضعیت”، و “کانال” را بر حسب نیاز تکمیل کنید.

فیلد ” ارجاع به” ارجاع دهنده ی این نامه ها را در مجموعه ی شما مشخص می کند.

ارجاعات

1. ابتدا نوع ارجاع را مشخص کنید.
2. پس از مشخص کردن نوع ارجاع، تعریف کنید که این تیکت به کدام کاربر و یا کاربران ارسال شود.
3. در این بخش، توضیحی در ارتباط با ارجاعات انتخابی بنویسید.
4. در آخر مشخص کنید که آیا می خواهید این نامه را به صورت محرمانه ارسال کنید یا خیر.

پس از ثبت و ذخیره ارجاعات، جزییات آن به شرح زیر قابل مشاهده می باشد:
1. نام فرستنده و گیرنده ی تیکت
2. تاریخ و ساعت ارسال تیکت
3. نوع ارجاع و توضیحات مربوطه
4. تاریخ و ساعت باز شدن تیکت توسط کاربر ارجاع شده
5. نمایش فیلد فعالیت اتمام یافته است به صورت مثبت همراه با تاریخ و ساعت
یا
نمایش فیلد فعالیت اتمام یافته است به صورت منفی

ایجاد گردش کار

در صورت تمایل به ایجاد گردش از طریق ماژول ” ارجاعات تیکت های داخلی پارس ویتایگر”، مسیر زیر را دنبال کنید.

منوی اصلی > تنظیمات > اتوماسیون

و تنظیمات ماژول مقصد را روی “ارجاعات داخلی پارس ویتایگر” قرار دهید.

ویرایش فرم ها

اطلاعات اولیه: فرمی که در این قسمت مشاهده می کنید با استفاده از گزینه “سفارشی سازی” > “ویرایش فیلد” و ” ویرایش مقادیر فهرست های انتخابی” در بخش تیکت های داخلی قابل ویرایش است.