My Account در حال حاضر، تنها روش ارجاع یک رکورد به چند کاربر ایجاد دستیِ گروه است. اما در این افزونه،گروه می تواند به صورت خودکار حین ایجاد یک رکورد ساخته شود. این افزونه شامل فیلد خاصی برای لیست تمامی کاربران است و هنگامی که کاربران مورد نظر را انتخاب می کنید به صورت خودکار ایجاد گروه را آغاز کرده و آنها را به رکورد ارجاع می دهد. این روش بهترین راه دادن دسترسی به چند کاربر برای یک رکورد خاص، بدون تغییر سطح دسترسی (ایجاد مجوزهای جدید) است.
پیکربندی
ماژول تیم با رفتن به تنظیمات CRM> تنظیمات دیگر> ارجاع به چند کاربر پیکربندی می شود.
انتخاب ماژول: ماژول مورد نظر را از لیستی که در آن به ارجاع پروژه نیاز دارید انتخاب نمایید.
برچسب: یک برچسب فیلد ایجاد کنید. این همان فیلدی ست که برای انتخاب چند کاربر از آن استفاده می کنید.
فیلد اصلی: می توانید از “ارجاع به” یا “فیلد سفارشی” استفاده کنید.
ارجاع به: اگر سیستم روی “ارجاع به” تنظیم شده باشد، سیستم فیلد “ارجاع به” را با گروه ایجاد شده ی پویا از کاربران که شما در قسمت “برچسب” (تیم) انتخاب می کنید، به روز می کند. با استفاده از ارجاع به شما همچنان مجوزها را دست نخورده نگاه می دارید، یعنی تنها کاربران از گروه ایجاد شده ی پویا قادر به دسترسی به رکورد خواهند بود (اگر مجوزها به درستی پیکربندی شده باشند). در بیشتر موارد کاربران از “ارجاع به” استفاده می کنند.
فیلد سفارشی: اگر سیستم با “فیلد سفارشی” تنظیم شده باشد، قادر خواهید بود فیلد های سفارشی را نام گذاری کنید، مثلا دنبال کنندگان. در این حالت به جای ذخیره ی گروه پویا در فیلد “ارجاع به”، این گروه در “فیلد سفارشی” (دنبال کنندگان) ذخیره می شود. این بدان معنی است که در فیلد اصلی “ارجاع به” هیچ تغییری ایجاد نمی شود. این گزینه بیشتر در مواقعی استفاده می شود که مالک رکورد در “ارجاع به” تنظیم شده است و می خواهید افراد دیگری نیز اطلاعیه دریافت کنند. شما می توانید گردش کار ایجاد کنید تا ایمیل به افرادی که در گروه پویا و در قسمت “دنبال کنندگان” قرار دارند، ارسال شود.
نکته: اگر از این روش استفاده کنید، مجوزها نادیده گرفته می شوند، به این معنی که تنها کاربران ارجاع شده به رکورد قادر به دسترسی به آن خواهد بود (اگر مجوزها به درستی پیکربندی شده باشند).
اعضای تیم: اگر این گزینه انتخاب شده باشد، فیلد جدیدی با برچسب موردنظر شما، برای مثال اعضای تیم، به رکورد شما اضافه خواهد شد. این فیلد به طور خودکار با همان فهرست کاربران که در فیلد “تیم” انتخاب می کنید، به روز خواهد شد. هدف این است که شما بتوانید آن را به فیلتر ها و گزارش ها افزوده، و بر اساس آن گردش کار اضافه کنید. این لیست درحقیقت لیستی “کاربر پسند” از کاربران منتخب است. (شما نمی توانید بر اساس فیلد “تیم” گزارش گرفته و یا نتایج را فیلتر کنید، چرا که “تیم” یک فیلد خاص است و از این موارد پشتیبانی نمی کند. به همین دلیل ما ” اعضای تیم” را جایگزین کرده ایم تا به عنوان انتخاب چندگانه عمل کرده و همه جا مورد استفاده قرار گیرد).
فعال سازی: برا فعال کردن یا غیرفعال کردن این قابلیت.
چگونه چند کاربر را به یک پروژه ارجاع دهیم؟
یک پروژه ی جدید (در صورتی که ماژول انتخاب شده در پیکربندی”پروژه ها” بوده باشد) ایجاد کرده و فیلد های مورد نظر برای پروژه را پر کنید. گزینه ی اختصاص چند کاربر در بلوک “اطلاعات سفارشی” قابل دسترسی است.
تیم: اعضای تیم را برای ارجاع به یک پروژه از لیست (کاربران ویتایگر) انتخاب کنید.
ارجاع به: پروژه ای را که قصد دارید به کاربران ارجاع دهید انتخاب نمایید.
ذخیره کردن: به طور خودکار یک گروه متشکل از کاربران انتخاب شده ایجاد می کند و پروژه را به گروه تازه ایجاد شده ارجاع می دهد. تنها کاربران انتخاب شده قادر به دسترسی به این پروژه خواهند بود. این فیلد را می توان سفارشی کرده وطبق نیازهای کسب و کار تغییر نام داد.
