حساب من در نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ویتایگر، سازمان و مخاطب دو مفهوم مجزا اما مرتبط با یکدیگر هستند که درک دقیق تفاوت آن‌ها برای بهره‌برداری بهینه از این ابزار ضروری است.
سازمان (شخص حقوقی) چیست؟
- تعریف: یک سازمان در CRM به عنوان یک واحد تجاری مستقل مانند شرکت، موسسه یا نهاد در نظر گرفته می‌شود. این واحد دارای ساختار سازمانی مشخص، اطلاعات تماس کلی و معمولاً چندین مخاطب مرتبط با خود است.
- ویژگی‌ها:
- هویت مستقل: هر سازمان دارای یک هویت منحصر به فرد با نام، آدرس، شماره تلفن و سایر اطلاعات شناسایی است.
- ساختار سازمانی: سازمان‌ها ممکن است دارای دپارتمان‌ها، بخش‌ها و سلسله مراتب سازمانی باشند.
- اطلاعات کلی: اطلاعاتی مانند وب‌سایت، صنعت فعالیت، اندازه سازمان، سفارشات و … در پروفایل سازمان ذخیره می‌شود.
- ارتباط با مخاطبین: یک سازمان می‌تواند با چندین مخاطب مختلف در ارتباط باشد که هر کدام نقش متفاوتی در آن سازمان ایفا می‌کنند.
مخاطب (شخص حقیقی) کیست؟
- تعریف: مخاطب در CRM به فرد یا اشخاصی اطلاق می‌شود که به نوعی با سازمان شما در ارتباط هستند.
- ویژگی‌ها:
- اطلاعات شخصی: نام، نام خانوادگی، سمت شغلی، شماره تماس، آدرس ایمیل و سایر اطلاعات شخصی مخاطب در CRM ذخیره می‌شود.
- ارتباط با سازمان: هر مخاطب می تواند به یک سازمان مرتبط باشد و نقش وی در سازمان مشخص می‌شود (مثلاً مدیر بازاریابی، مدیر عامل).
- تاریخچه تعاملات: تمام تعاملات با مخاطب مانند تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، تعاملات با وی و غیره در CRM ثبت می‌شود.
تفاوت‌های کلیدی
| ویژگی | سازمان | مخاطب |
|---|---|---|
| ماهیت | واحد تجاری مستقل | فرد یا اشخاص |
| اطلاعات | اطلاعات کلی سازمان | اطلاعات شخصی و نقش در سازمان |
| ارتباط | می‌تواند شامل چندین مخاطب باشد | به یک سازمان مرتبط است |
| هدف | نمایش کلی سازمان و روابط آن با سازمان شما | نمایش کلی تعاملات و روابط فرد با سازمان شما |
سفارشی سازی فیلدهای مخاطبین و سازمان ها
ویتایگر به شما این امکان را می‌دهد تا فرم‌های مخاطبین و سازمان‌ها را به طور کامل مطابق با نیازهای کسب‌وکار خود سفارشی‌سازی کنید. با استفاده از راهنمای سفارشی‌سازی فیلدها، می‌توانید فیلدهای جدید اضافه کنید، فیلدهای موجود را ویرایش کنید و چیدمان فرم‌ها را تغییر دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا اطلاعات دقیق‌تر و کامل‌تری از مخاطبین و سازمان‌های خود جمع‌آوری کنید و فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشید.
روش های ثبت اطلاعات مخاطبین و سازمان ها
اطلاعات مشتریان بالقوه در سیستم ما از چند طریق قابل ثبت و مدیریت است:
1. تبدیل سرنخ به مخاطب یا سازمان
پس از آنکه کارشناسان فروش، با پیگیری‌های مستمر، از صلاحیت و تمایل یک سرنخ برای استفاده از خدمات شرکت اطمینان حاصل نمودند، می‌توانند با مراجعه به آموزش جامع سرنخ فروش در ویتایگر و طی مراحل ذکر شده، این سرنخ را به یک مخاطب یا سازمان بالقوه تبدیل نمایند.
2. ثبت دستی
برای ثبت مستقیم اطلاعات مشتریان بالقوه، می‌توانید به بخش بازاریابی > مخاطبین یا سازمان‌ها مراجعه کرده و اطلاعات مورد نظر را به صورت دستی وارد نمایید.
3. افزودن سریع
اگر فرصت کافی برای تکمیل تمام جزئیات را ندارید، می‌توانید با استفاده از قابلیت “افزودن سریع “، اطلاعات ضروری را به سرعت ثبت کنید.
مراحل افزودن به صورت سریع:
- شروع کار: در گوشه بالا سمت چپ صفحه، بر روی آیکون (+) کلیک کنید.
- انتخاب گزینه: از منوی باز شده، گزینه “سازمان‌ها” یا “مخاطبین” را انتخاب نمایید.
- وارد کردن اطلاعات: در بخش “افزودن سریع”، اطلاعات اصلی مورد نیاز را وارد کنید.
- تکمیل فرایند: پس از وارد کردن اطلاعات، بر روی دکمه “ذخیره” کلیک کنید.
نکته مهم:
برای نمایش فیلدهای بیشتر در بخش “افزودن سریع”، می‌توانید از راهنمای سفارشی‌سازی فیلدها استفاده کنید. این راهنما به شما کمک می‌کند تا فیلدهای مورد نظر خود را به طور کامل و دقیق به فرم افزودن سریع اضافه کنید.
4. ثبت اطلاعات از طریق فایل
امکان بارگذاری اطلاعات به صورت دسته‌جمعی از طریق فایل‌های اکسل و CSV فراهم شده است.
جهت کسب اطلاعات بیشتر در خصوص فرمت صحیح فایل‌ها و مراحل بارگذاری اطلاعات، لطفا به بخش “راهنمای ورود اطلاعات توسط فایل اکسل و CSV” مراجعه فرمایید.
دسته بندی و سازماندهی موثر مخاطبین و سازمان ها
جهت سازماندهی موثر مخاطبین و سازمان‌ها، می‌توانید از امکان ایجاد لیست‌های سفارشی بهره‌مند شوید. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا مخاطبین خود را بر اساس معیارهای مختلفی همچون موقعیت جغرافیایی (مانند شهر تهران)، صنعت، یا هر معیار دیگری که مد نظر شماست، دسته‌بندی کنید.
برای ایجاد لیست های سفارشی، آموزش نحوه ایجاد و استفاده از لیست ها را مطالعه نمایید.