راهنمای آموزشی شماره گذاری رکورد در ویتایگر

شماره گذاری رکوردها در سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، یک روش مهم برای شناسایی یکتا و مدیریت بهتر اطلاعات است. این شماره‌گذاری به صورت یک شناسه یا کد منحصر به فرد به هر رکورد (مانند شماره تیکت، فاکتور، پیش فاکتور و غیره) اختصاص می‌دهد.

منظور از شماره گذاری رکورد در ویتایگر چیست؟

در نرم افزار ویتایگر بخشی بنام سفارشی سازی شماره گذاری رکورد وجود دارد که امکان تنظیم فرمول شماره گذاری رکورد در هر ماژول را فراهم میکند. در این صورت هر رکوردی که در نرم افزار ایجاد میشود یک شماره یکتا با عدد متوالی ، انتخابی شما خواهد داشت.

در حقیقت شماره گذاری با هدف یکتاسازی هر رکورد در هنگام ثبت اطلاعات است  و میتواند بر اساس یک فرمول که با استفاده از اعداد و یا ترکیبی از اعداد و حروف است، انجام شود.

کاربردها و مزایا شماره گذاری رکورد

• تنظیم شماره گذاری برای رکوردهای هر ماژول بصورت مجزا
• تنظیم شماره گذاری با پیشوند و عدد متوالی انتخابی
• شناسایی یکتا: با اختصاص یک شماره یا کد یکتا به هر رکورد، اطلاعات به راحتی قابل شناسایی می‌شوند. این امر باعث جلوگیری از اشتباهات در شناسایی مشتریان، تیکت ها و سایر اطلاعات می‌شود.
• سهولت جستجو و فیلترینگ: با داشتن شماره‌گذاری منظم، جستجوها و فیلترینگ اطلاعات در CRM سریع تر و ساده‌تر می‌شود. این کاربرد، زمانی مهم است که نیاز به درخواست اطلاعات خاصی دارید. مثلا در بخش پشتیبانی برای تسریع در امر پیگیری تیکت ها، شماره تیکت را از مشتری دریافت و در بین هزاران تیکت دریافتی جستجو کنید.
• سازماندهی سلسله مراتبی و مدیریت بهتر اطلاعات: شماره‌گذاری به شما امکان می‌دهد تا سلسله مراتب و ارتباطات بین رکوردها را بهبود بخشیده و سازماندهی مناسبی را فراهم کنید. این امر باعث کاهش احتمال اشتباهات داده‌ای و افزایش دقت در ثبت اطلاعات می‌شود. به عنوان مثال، شماره‌گذاری فاکتورها

مثال های عملی و کاربردی برای شماره گذاری رکورد

در ادامه به چند مثال عملی از کاربرد شماره گذاری رکورد در CRM اشاره می کنیم:

مثال1: یک شرکت فروشنده نرم افزار، از شماره گذاری رکورد برای ارائه خدمات پشتیبانی برای مشتریان خود استفاده می کند. این شرکت هر مشتری جدیدی که به CRM خود اضافه می کند را با یک شماره منحصر به فرد شماره گذاری و شناسایی می کند. با این کار، کارشناسان پشتیبانی شرکت می توانند به راحتی مشتریان دارای پشتیبانی هستند را شناسایی و به آن ها خدمات ارائه کنند.

مثال 2: یک شرکت برای مدیریت و پیگیری قراردادها، پیش فاکتورها، فاکتورها، نامه های درون و یا برون سازمانی از شماره گذاری رکوردها استفاده می کند. شماره گذاری رکوردها به شما کمک می کند تا به اطلاعات رکوردهای خود به سرعت دسترسی پیدا کنید. به عنوان مثال، اگر به دنبال اطلاعات یک فاکتور خاص هستید، می توانید با وارد کردن شماره آن فاکتور، به اطلاعات آن دسترسی پیدا کنید.

مثال 3: شناسایی و پیگیری درخواست های پشتیبانی (شماره تیکت): شماره گذاری رکوردهای درخواست های پشتیبانی (تیکت) به شما کمک می کند تا تیکت های پشتیبانی خود را به راحتی شناسایی و پیگیری کنید. به عنوان مثال، اگر یک درخواست پشتیبانی جدیدی به CRM شما اضافه می شود، می توانید آن را با شماره یکتایی شماره گذاری کنید و این شماره را با مشتری خود به اشتراک بگذارید.

مشتری نیز می تواند برای پیگیری درخواست خود، از این شماره استفاده نماید. همچنین شماره گذاری رکوردها به شما کمک می کند تا به اطلاعات رکوردهای خود به سرعت دسترسی پیدا کنید. به عنوان مثال، اگر به دنبال اطلاعات یک درخواست پشتیبانی (تیکت) خاص هستید، می توانید با وارد کردن شماره رکورد (تیکت)، به اطلاعات آن درخواست دسترسی پیدا کنید.

راهنمای استفاده از شماره گذاری رکورد

فرض کنید نیاز است هر رکوردی که در ماژول فاکتور ایجاد میشود بصورت INV1، INV2، INV3و… شماره گذاری شود. در این صورت از منو > تنظیمات > تنظیمات سیستم > مدیریت ماژول، وارد سفارشی سازی شماره گذاری رکورد و یا در هرماژول  از  دکمه سفارشی سازی > تنظیمات شماره گذاری رکورد ها  وارد شوید :

و به ترتیب تنظیمات زیر قابل انجام است:

نکته: برای تغییر تمامی شماره رکوردهایی که از قبل وجود داشته اند، باید پس از تنظیم شماره گذاری رکورد، تمامی رکوردها را ویرایش گروهی کنید.