حساب من ماژول “واتس‌اپ اتوماتیک با فایل پیوست در گردش کار” یک قابلیت استراتژیک در سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) پارس ویتایگر است که ارسال پیام‌های شخصی‌سازی شده واتس‌اپ (به همراه امکان پیوست فایل مانند فاکتور، کاتالوگ، یا لینک اختصاصی) را به صورت کاملاً خودکار و بر اساس رویدادهای تعریف شده در گردش کار (Workflow) CRM امکان‌پذیر می‌سازد. این ماژول CRM شما را به کانال ارتباطی محبوب مشتریان، یعنی واتس‌اپ، متصل کرده و ویژگی جدیدی از کارایی، سرعت و حرفه‌ای بودن را در ارتباطات سازمانی به ارمغان می‌آورد.
هدف اصلی
تبدیل رویدادها و تغییرات داده در CRM به اقدام‌های ارتباطی فوری، دقیق و حرفه‌ای در بستر واتس‌اپ، با هدف:
- افزایش کارایی (Efficiency): حذف زمان‌بر بودن ارسال دستی پیام و فایل‌ها.
- رشد فروش (Sales Growth): تسریع فرآیند ارسال اسناد کلیدی (مانند پیش‌فاکتور، لینک پرداخت) که منجر به تصمیم‌گیری سریع‌تر مشتری می‌شود.
- بهبود ارتباط و تجربه مشتری (CX): ارسال اسناد و پیام‌های کاملاً شخصی‌سازی شده در لحظه نیاز مشتری، از طریق کانالی که بیشترین نرخ مشاهده و تعامل را دارد.
کاربرد ماژول
به محض اینکه یک شرایط تعریف شده در CRM (مانند “وضعیت فروش از ‘در حال مذاکره’ به ‘فاکتور صادر شد’ تغییر کند” یا “یک تیکت پشتیبانی بسته شود”) محقق شود، گردش کار به صورت خودکار فعال شده و پیام واتس‌اپ به همراه فایل پیوست (مانند فایل PDF فاکتور، تصویر کاتالوگ یا لینک اختصاصی) را برای شماره موبایل مرتبط در CRM ارسال می‌کند.
ویژگی های اصلی
| قابلیت/ویژگی | مزیت کلیدی برای کسب‌وکار |
| ارسال خودکار واتس‌اپ در گردش کار | تضمین ارسال به موقع پیام‌های حیاتی و حذف تأخیر ناشی از عملکرد دستی. |
| امکان پیوست فایل URL (لینک فایل پیوستی) | ارسال فوری اسناد رسمی مانند فاکتور PDF، لینک پرداخت، کاتالوگ یا قرارداد بلافاصله پس از تولید در توسط ماژول PDF ساز CRM. |
| شخصی‌سازی کامل متن پیام | استفاده از متغیرهای CRM ($firstname, $lastname, $invoice_number) برای ایجاد پیام‌های بسیار مرتبط و شخصی‌سازی شده که نرخ پاسخگویی و حس رضایت مشتری را افزایش می‌دهد. |
| مدیریت از طریق ماژول گردش کار | انعطاف‌پذیری کامل برای تعریف شرایط فعال‌سازی (تریگر) در هر ماژول CRM (سرنخ‌ها، مشتریان، فاکتورها و …). |
کاربردها
| سناریو | ماژول CRM مرتبط | پیامد اتوماسیون |
| صدور فاکتور/پیش‌فاکتور | فاکتورها / سفارشات | ارسال خودکار PDFهای ایجاد شده توسط PDF ساز از فاکتور به واتس‌اپ مشتری در لحظه تغییر وضعیت فاکتور به “صادر شد”. |
| پیگیری سرنخ جدید | سرنخ‌ها | ارسال خودکار پیام خوشامدگویی و معرفی محصول (به همراه لینک کاتالوگ) بلافاصله پس از ثبت یک سرنخ جدید. |
| تکمیل سفارش | سفارشات / محصولات | ارسال خودکار پیام تأیید نهایی، لینک پیگیری مرسوله. |
| بستن تیکت پشتیبانی | تیکت‌ها | ارسال خودکار وضعیت تیکت و یا ارسال لینک نظرسنجی رضایت‌مندی بلافاصله پس از بسته شدن تیکت، برای بهبود خدمات. |
| ارسال یادآورهای مهم | مخاطبین | ارسال یادآورهای دوره‌ای (مثلاً تاریخ انقضای قرارداد یا سرویس) به صورت خودکار و دقیق. |
پیش‌نیازها
برای فعال‌سازی این قابلیت قدرتمند، نیازمندی‌های زیر باید فراهم شوند:
- تهیه Provider اتصال: خرید و فعال‌سازی Provider اتصال به سامانه Whatsiplus.ir از پارس ویتایگر.
- تهیه کلید API: دریافت کلید API معتبر از وب‌سایت Whatsiplus.ir.
- بروزرسانی ماژول‌ها: اطمینان از به‌روز بودن ماژول بسته فارسی‌ساز پارس ویتایگر به آخرین نسخه، برای دسترسی به فعالیت “ارسال پیامک براساس سرویس دهنده” در گردش کار.
راهنمای بخش ارسال پیام واتس‌اپ از طریق گردش‌کار
پس از تهیه Provider و کلید API یک گردش کار بسازید که می خواهید از طریق اجرای آن پیام واتس اپ ارسال شود.
سپس از طریق افزودن فعالیت در گردش کار، روی گزینه “ارسال پیامک براساس سرویس دهنده” کلیک نمایید تا صفحه تنظیمات زیر برای شما باز شود:
| شماره | نام | توضیحات |
| 1 | عنوان وظیفه* | یک نام برای شناسایی این وظیفه انتخاب کنید. این نام می تواند هر چیزی باشد. |
| 2 | سرویس دهنده* | در این قسمت شما لیست سرویس دهندگانی که می توانید برای ارسال پیامک و یا پیام استفاده نمایید، وجود دارد. برای ارسال پیام واتس اپ گزینه Whatsiplus را انتخاب کنید. |
| 3 | کلید API* | در این قسمت کلید API که از سایت Whatsiplus.ir تهیه نمودید را وارد کنید. |
| 4 | لینک فایل پیوستی* | شما می توانید به پیوست پیامی که ارسال می کنید، یک فایل پیوست نمایید. این فایل باید یک URL باشد که در بستر اینترنت قابل دریافت و مشاهده باشد. به عنوان مثال این لینک می تواند لینک PDF فاکتور ساخته شده با ماژول PDF ساز باشد. |
| 5 | دریافت کننده* | از فهرست انتخابی فیلد شماره موبایلی که تمایل دارید، این پیام برای او ارسال شود را انتخاب نمایید. توجه کنید فقط یک شماره موبایل انتخاب نمایید. |
| 6 | افزودن فیلد ها | با انتخاب هر یک از مقادیر این فهرست انتخابی، متغیر آن در متن پیام اضافه می شود. به عنوان مثال با انتخاب نام و نام خانوادگی، متن $firstname $lastname در پیامک اضافه می شود که با اجرای گردش کار به جای آن، نام و نام خانوادگی، جایگزین می شود. |
| 7 | پیامک | در این قسمت متن پیامی که می خواهید ارسال نمایید را وارد کنید. |
محدودیت‌ها
- محدودیت‌های ضد اسپم: این ماژول برای ارسال انبوه پیام، تابع محدودیت‌ها و قوانین ضد اسپم واتس‌اپ است و کاربر باید به این قوانین توجه نماید.
- فایل پیوستی (URL): فایل پیوستی حتماً باید یک URL باشد که در بستر اینترنت قابل دریافت و مشاهده باشد.
- گیرنده: تنها یک شماره موبایل می‌تواند به عنوان گیرنده انتخاب شود.
سوالات متداول
| پرسش | پاسخ |
|---|---|
| برای فعال‌سازی اتصال به واتس‌اپ از طریق گردش کار، چه نیازمندی‌هایی وجود دارد؟ | شما باید Provider اتصال به سامانه Whatsiplus را تهیه کنید. شما باید کلید API را از وب‌سایت Whatsiplus.ir تهیه کنید. اگر در لیست فعالیت‌های گردش کار، گزینه‌ای به نام “ارسال پیامک براساس سرویس دهنده” وجود ندارد، باید ماژول بسته فارسی‌ساز پارس ویتایگر را به آخرین نسخه بروزرسانی کنید. |
| در صفحه تنظیمات گردش کار، کدام سرویس‌دهنده را باید انتخاب کنم؟ | برای ارسال پیام واتس‌اپ، در قسمت “سرویس دهنده” باید گزینه Whatsiplus را انتخاب کنید. |
| کلید API که باید وارد شود، از کجا تهیه می‌شود؟ | کلید API باید از سایت Whatsiplus.ir تهیه شود و در فیلد “کلید API” وارد شود. |
| برای ارسال فایل پیوست به همراه پیام واتس‌اپ، لینک فایل باید چه شرایطی داشته باشد؟ | فایل پیوست باید یک URL باشد که در بستر اینترنت قابل دریافت و مشاهده باشد. به‌عنوان مثال، این لینک می‌تواند لینک PDF فاکتور ساخته شده با ماژول PDF ساز باشد. |
| برای فیلد دریافت کننده، می‌توانم چند شماره موبایل را انتخاب کنم؟ | خیر، در قسمت “دریافت کننده” باید فقط یک فیلد شماره موبایل را از فهرست انتخابی انتخاب نمایید. |
| چگونه می‌توانم اطلاعات داینامیک (مانند نام و نام خانوادگی) را به متن پیام اضافه کنم؟ | با استفاده از گزینه “افزودن فیلد ها” می‌توانید فیلدهای مورد نظر را انتخاب کنید تا متغیر مربوط به آن (مانند $firstname $lastname) به متن پیام اضافه شود. با اجرای گردش کار، این متغیر با اطلاعات واقعی جایگزین می‌شود. |
| آیا این ماژول برای ارسال انبوه پیام محدودیتی دارد؟ | خیر، این محدودیت مرتبط با این ماژول نیست بلکه باید به محدودیت‌ها و قوانین ضد spam واتس‌اپ در خصوص ارسال انبوه پیام توجه نمایید. |