مطالعه موردی استفاده از نرم افزار CRM در شرکت ساخت و ساز (ساختمانی)

مطالعه موردی نرم افزار CRM – یک شرکت تحقیق و طراحی نوآورانه در زمینه ساخت و ساز مسکونی است که طرح هایی دارد که هزینه های انرژی خانوار را کاهش می دهد. PopUp-House تکنیکی انحصاری اختراع کرده است که عایق حرارتی فوق العاده ای را با قیمت مناسب به ارمغان می آورد. این شرکت از سال ۲۰۱۳ که نخستین نمونه اولیه خود را ارائه داد، کسب و کار پر قدرتی را آغاز کرده و سیل درخواست های مشتری به سمت آنها سرازیر شد.

چالش PopUp-House

هنگامی که PopUp-House اولین فرم تماس خود را در وب سایت اضافه کرد، با درخواست های فراوانی روبرو شد، تا حدی که رسیدگی به این درخواست ها کار بسیار دشواری شده بود.

به طور متوسط، PopUp-House از خریداران خانه، سازندگان، توسعه دهندگان ملک، معماران، طراحان، مهندسان و تامین کنندگان مواد، حدود ۵۰ درخواست در روز دریافت می کرد. با تنها یک تیم کوچک برای تحویل درخواست ها، روند بازبینی هر درخواست و ارجاع آن به همکاران فروش در مناطق محلی زمان کارهای مهم دیگر را می گرفت.

علاوه بر این، چند درخواست ناگزیر در این میان گم می شدند و سرنخ های فروش های آنها از دست می رفت. این ناکارآمدی در رسیدگی به درخواست های تماس، PopUp-House را بر آن داشت که به دنبال یک سیستم CRM برای سازماندهی و اولویت بندی درخواست ها و اطلاعات مشتری بگردند.

راه حل: نرم افزار CRM ویتایگر

مطالعه موردی نرم افزار CRM نشان داد که ژاکلین بوینا مدیر CRM در PopUp-House می گوید:  CRM ویتایگر فرآیند فروش PopUp-House را از ابتدای ثبت سرنخ تا قطعی کردن فروش ساده کرده است. PopUp-House چندین راه حل CRM از جمله Salesforce را قبل از انتخاب ویتایگر ارزیابی کرد و متوجه شد این نرم افزار CRM پیچیده هستند. Salesforce CRM برای نیازمندی های کسب و کار PopUp-House قابل تنظیم نبوده و قیمت بسیار بالایی داشت. با انعطاف پذیری ویتایگر و سهولت استفاده، تیم PopUp-House می توانست یک سیستم CRM را برای تمام نیازهای کسب و کارش اجرا کند.

استفاده از وب فرم ها و گردش کارهای ویتایگر

PopUp House از وب فرم های ویتایگر برای ثبت اطلاعات سرنخ، و از گردش کار را برای تسریع تخصیص سرنخ و پیگیری های مربوطه استفاده می کند.

هنگامی که یک بازدید کننده وبسایت فرم را پر می کند، ویتایگر به طور خودکار یک رکورد با اطلاعاتی که در فرم ارائه شده است، ایجاد می کند. مزیت دیگر وب فرم ها برای این سازمان این است که آنها می توانند سرنخ ها را برای شروع کار با تیم فروش بهتر آماده کنند.

هنگامی که شرکت ما کار خود را به اروپا گسترش داد، می خواستیم که نیروهای فروش مختص هر منطقه داشته باشیم. ما از گردش کار ویتایگر استفاده می کنیم تا هر سرنخ به صورت اتوماتیک بر اساس موقعیت مکانی به همکاران فروش مسئول منطقه ی مربوطه اختصاص داده شود.

PopUp-House با استفاده از دو فیلد اصلی در وب فرم ها سرنخ ها را به نیروی فروش مناسب ارجاع می دهد: کشور و کد پستی. بسته به مقدار ارائه شده در این دو فیلد، مخاطبین به طور خودکار به یک نیروی فروش ارجاع داده می شوند.

ژاکلین طی مصاحبه ای برای مطالعه موردی نرم افزار CRM می گوید: ما یک گردش کار داریم که مقدار فیلدهای کشور و کد پستی را بررسی می کند تا سرنخ ها را به همکاران فروش اختصاص دهد. اگر کشور فرانسه است و کد پستی با ۱۳ شروع می شود، منطقه آلپز آژور است و من ایمیلی با اطلاعات سرنخ برای پیگیری دریافت خواهم کرد. اگر کشور فرانسه است و کد پستی با ۷۵ شروع می شود، این منطقه پاریس است و به یکی از همکاران من اطلاع رسانی خواهد شد که پیگیری ها را انجام دهد. این فرآیند ارجاع اطلاعات به همکاران نه تنها موجب صرفه جویی در وقت می شود، بلکه همکاران را مسئول سرنخ ها و مشتری های خود می کند. در هر لحظه، مدیران فروش می توانند ببینند که کدام یک از نیروهای فروش با کدام مشتری ها و سرنخ ها کار می کنند.

ایمیل های خودکار به سرنخ های با اولویت پایین برای صرفه جویی در زمان

ژاکلین معتقد است: همه سرنخ ها آماده ی فروش نیستند، بنابراین PopUp-House می خواست راه حلی مناسب برای پاسخگویی به سرنخ ها با اولویت های مختلف تنظیم کند. برخی سرنخ ها تنها یک درخواست و برخی دیگر نقشه و طرح ساختمانی ایده آل دارند. بر اساس اولویت سرنخ، ویتایگر ایمیل های مختلف خودکار را به همکاران فروش و سرنخ ها ارسال می کند. ما مقادیر لیست وضعیت سرنخ را برای نشان دادن مرحله تکمیل پروژه ساختمانی تنظیم کرده ایم.

اگر وضعیت به “بدون نقشه” تنظیم شده باشد، بدین معنی است که سرنخ نقشه ساختمان ندارد. پس یک ایمیل خودکار به او ارسال می شود که توضیح می دهد چرا نقشه لازمه یک پروژه ساختمانی است. این ایمیل خودکار موجب صرفه جویی در وقت ما می شود و به ما در انجام وظایف پر اهمیت کمک می کند.

PopUp-House اطلاعیه های ایمیلی برای اطلاع رسانی به همکاران فروش در مورد سرنخ های واجد شرایط تنظیم کرده است. اگر وضعیت سرنخ “ارزیابی پروژه” باشد، بدین معنی است که او تمام پیش نیازهای مدنظر ما را داشته و بنابراین بالاترین اولویت ماست. در چنین مواردی، نیروی فروش یک ایمیل اطلاعیه دریافت می کند و به سرعت با سرنخ تماس می گیرد.

استفاده از @mention برای تسریع فرآیندهای درون سازمانی

ژاکلین می گوید: در طی کل فرآیند فروش، اعضای تیم ما با استفاده از ویتایگر با یکدیگر ارتباط برقرار کرده، در مورد پیشرفت پروژه صحبت می کنند، و به یادداشت برداری و پیگیری مخاطبین می پردازند. در عین حال، اطلاعیه های ایمیل همیشه اعضای تیم را به محض به روز رسانی رکورد آگاه می کند. ویژگیmention  ویتایگر ارتباط درون سازمانی را ساده و سریع کرده است. اعضای تیم ما از این ویژگی به طور گسترده ای استفاده می کنند.

هنگامی که همکار من مشغول کاری دیگر است و تلفن او زنگ می خورد، من تماس او را می گیرم، یک یادداشت می گذارم و او را mention می کنم تا پیگیری های لازم را انجام دهد و این تماس در کارهایش گم نشود.

اعضای تیم فروش ما ازmention برای اشتراک اطلاعات سرنخ، مخاطب و سازمان استفاده می کنند. اعضای تیم طراحی و اعضای تیم لجستیک از metion برای همکاری و اشتراک منظم اطلاعات پروژه استفاده می کنند. mention برای ما تبدیل به یک ابزار همکاری ضروری و جایگزین ایمیل ها شده است.

امیدواریم مطالعه موردی نرم افزار CRM شرکت ساختمانی PopUp-House توانسته باشد به شما کمک نماید.

دریافت مشاوره رایگان