راهنمای جلوگیری از ورود اطلاعات تکراری در ویتایگر

برای حفظ یکپارچگی و دقت داده‌ها، سیستم از ورود اطلاعات تکراری به پایگاه داده جلوگیری می‌کند. این ویژگی به صورت پیش‌فرض بر روی داده‌هایی که از طریق کاربران یا برنامه‌های خارجی وارد می‌شوند اعمال می‌شود.

نکته: رکوردهای ایجاد شده از طریق ورود اطلاعات از فایل و گردش کارها برای موارد تکراری بررسی نخواهند شد.

مهم: توجه داشته باشید که این قابلیت تنها برای داده‌های جدیدی که وارد سیستم می‌شوند فعال است. داده‌های موجود در پایگاه داده، به منظور جلوگیری از حذف اطلاعات ارزشمند، به صورت خودکار مورد بررسی قرار نمی‌گیرند. با این حال، شما می‌توانید به صورت دستی با استفاده از ابزار “یافتن موارد تکراری” در نمایش لیست رکوردها، رکوردهای تکراری موجود را شناسایی و در صورت نیاز حذف کنید.

مسیر تنظیمات:

برای جلوگیری از ورود اطلاعات تکراری، لطفا مراحل زیر را دنبال نمایید:

• به بخش “تنظیمات” در منوی اصلی سیستم مراجعه کنید.
• گزینه “تنظیمات سیستم” را انتخاب نمایید.
• در صفحه باز شده، به بخش “مدیریت ماژول‌ها” و سپس “سفارشی سازی فیلدها و چیدمان ماژول ها” بروید.
• در این بخش، تب مربوط به “جلوگیری از تکرار اطلاعات” را انتخاب کنید.

فعال‌سازی این قابلیت:

1. فعال کردن جلوگیری از ورود رکوردهای تکراری
2. انتخاب فیلدهای منحصر به فرد: فیلدهایی را که می‌خواهید سیستم برای بررسی تکراری بودن داده‌ها از آن‌ها استفاده کند، انتخاب نمایید. حداکثر می‌توانید سه فیلد را انتخاب کنید. به عنوان مثال: کدملی، شماره موبایل و ایمیل
3. تعریف عملیات در صورت وجود رکورد تکراری: در صورتی که هنگام همگام‌سازی با یک نرم‌افزار خارجی، رکورد تکراری شناسایی شود، سیستم یکی از عملیات زیر را بر اساس انتخاب شما انجام خواهد داد:
   • انتخاب آخرین رکورد: در این سیستم، کلیه اطلاعات به صورت خودکار به‌روزرسانی می‌شوند. در مواردی که چندین نسخه از یک رکورد وجود داشته باشد، همیشه آخرین نسخه که شامل جدیدترین تغییرات است، به‌عنوان نسخه معتبر و مبنای کار قرار خواهد گرفت. این امر تضمین می‌کند که اطلاعات سیستم همواره دقیق و به روز باشند.
   • انتخاب رکورد داخلی: سیستم ما بر حفظ یکپارچگی و انسجام داده‌های داخلی تاکید ویژه‌ای دارد. در صورت بروز هرگونه مغایرت بین اطلاعات موجود در سیستم و داده‌های خارجی، اولویت با داده‌های داخلی خواهد بود. این رویکرد به منظور حفظ امنیت و صحت اطلاعات سیستم و جلوگیری از ورود داده‌های نادرست به آن اتخاذ شده است.
   • انتخاب رکورد خارجی: به منظور ایجاد یکپارچگی در داده‌ها، سیستم به صورت خودکار اطلاعات مشابه موجود در سیستم‌های خارجی را شناسایی کرده و پس از بررسی و تطبیق با قواعد یکپارچگی داده، آن‌ها را به سیستم اصلی منتقل و ادغام می‌کند. این فرایند منجر به کاهش داده‌های تکراری و افزایش دقت و جامعیت اطلاعات سیستم خواهد شد.
4. ذخیره تنظیمات

نکته: جهت بررسی تکرار داده‌ها، لطفاً حداکثر سه فیلد منحصر به فرد را مشخص نمایید. سیستم، به منظور تشخیص موارد تکراری، تمامی مقادیر این سه فیلد را به‌طور همزمان مقایسه خواهد نمود. بدین معنا که در صورتی که مقادیر تمامی سه فیلد در دو یا چند رکورد یکسان باشد، آن رکوردها به‌عنوان داده تکراری شناخته شده و از ثبت مجدد آنها جلوگیری خواهد شد.

نکته: بخش “تعریف عملیات در صورت وجود رکورد تکراری” در برخی از ماژول های سفارشی نمایش داده نمی شود.

نکته: چنانچه ابزار موجود به طور کامل پاسخگوی نیازهای کسب و کار شما نباشد، پیشنهاد می‌شود ماژول تخصصی بررسی و ادغام موارد تکراری را مد نظر قرار دهید. این ماژول با ارائه قابلیت‌های پیشرفته، به طور چشمگیری دقت و سرعت فرآیندهای شما را افزایش داده و از بروز خطاهای ناشی از داده‌های تکراری جلوگیری می‌کند.

چرا این قابلیت مهم است؟

جلوگیری از ورود داده‌های تکراری به موارد زیر کمک می‌کند:

• افزایش دقت داده‌ها: با حذف داده‌های تکراری، اطمینان حاصل می‌شود که اطلاعات موجود در سیستم، دقیق و قابل اعتماد است.
• بهبود کارایی سیستم: کاهش حجم داده‌های تکراری، سرعت جستجو و پردازش اطلاعات را افزایش می‌دهد.
• کاهش خطاهای انسانی: با خودکارسازی فرایند بررسی تکراری بودن داده‌ها، احتمال بروز خطاهای انسانی به حداقل می‌رسد.

با فعال‌سازی این قابلیت، می‌توانید از کیفیت و یکپارچگی داده‌های خود اطمینان حاصل کنید.

لینک های مرتبط:

• راهنمای ماژول بررسی و ادغام موارد تکراری ویتایگر
• خرید ماژول بررسی و ادغام موارد تکراری ویتایگر
• مقایسه ابزارهای جلوگیری از ورود اطلاعات تکراری در ویتایگر

نمونه عملکرد

برای بررسی عملکرد ماژول، یک رکورد تکراری وارد می کنیم. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید از ایجاد آن جلوگیری شده است.