راهنمای عملیات های گردش کار در ویتایگر

در این مرحله از راهنمای ساخت گردش کار در ویتایگر، بلوک‌های اطلاعات عمومی، نحوه اجرا، شرایط اجرا و تنظیمات مربوط به آن تکمیل شده است. اما هنوز مشخص نیست که با توجه به زمان و شرایط تعیین شده، دقیقاً چه اقداماتی باید انجام شود.

برای رفع این ابهام، با کلیک بر روی دکمه “افزودن فعالیت“، می‌توانید از میان لیست زیر، فعالیت‌های مورد نیاز خود را با توجه به شرایطتان انتخاب و تنظیم نمایید.

1- ارسال ایمیل

برای تنظیم ارسال ایمیل، میبایست بر روی فعالیت ارسال ایمیل کلیک کرده و سپس تنظیمات زیر را اعمال کنید:

برای مثال، زمانی که یک مخاطب اهل شهر تهران در سیستم ثبت میشود، به مسئول پیگیری ایشان(ویزیتور حضوری) یک ایمیل جهت رکورد ارجاع شده ارسال شود و اطلاعات مشتری شامل نام خانوادگی، شماره موبایل و تاریخ ارسال ایمیل جهت پیگیری ویزیتور فرستاده شود.

ایجاد گردش کار مثال فوق، به ترتیب زیر قابل انجام است:

2- فراخوانی تابع سفارشی

در سیستم 4 تابع سفارشی زیر بصورت پیشفرض برنامه نویسی و قرار داده شده است که در گردش کارها طبق عملکرد و شرح هر یک از توابع میتوانید برای انجام امور خاصی از آنها استفاده کنید.

3- ایجاد وظیفه :

گاهی نیاز است با برقراری شرایط خاصی، یک وظیفه در تقویم برای کاربرانتان ایجاد شود تا سیستم راس تاریخ و زمان شروع انجام وظیفه به ایشان پاپ آپ یادآوری دهد. در اینصورت میتوانید از فعالیت ایجاد وظیفه استفاده کنید:

برای مثال، زمانی که یک سرنخ فروش در سیستم ثبت میشود، برای مسئول پیگیری آن(ویزیتور حضوری) یک وظیفه بر روی تقویم سی آر ام ثبت شود تا راس تاریخ و زمان شروع به ایشان پاپ آپ یادآوری ارسال شود.

ایجاد گردش کار مثال فوق، به ترتیب زیر قابل انجام است:

همانطور که میبینید، به محض ایجاد یک سرنخ، برای مسئول پیگیری ایشان بصورت اتوماتیک یک وظیفه بر روی تقویم ایجاد شده است.

4- ایجاد رویداد :

گاهی نیاز است با برقراری شرایط خاصی، یک رویداد(فعالیت) در تقویم برای کاربرانتان ایجاد شود تا سیستم راس تاریخ و زمان شروع انجام رویداد به ایشان پاپ آپ یادآوری دهد. در این صورت میتوانید از فعالیت ایجاد رویداد استفاده کنید:

مثال : زمانی که یک سرنخ فروش در سیستم ثبت میشود، برای مسئول پیگیری آن(ویزیتور حضوری) یک رویداد یک روز بعد از زمان ایجاد سرنخ، بر روی تقویم سی آر ام ثبت و پیگیری تا یک هفته بعد از زمان ایجاد تایم داشته باشد.

ایجاد گردش کار مثال فوق، به ترتیب زیر قابل انجام است:

دقت کنید در تصویر زیر:

فیلد متعلق به، انتخاب نشده است. در این صورت بصورت اتوماتیک، رویداد برای کاربری که سرنخ ایجاد شده به ایشان ارجاع شده بود بر روی تقویم ایجاد میگردد.

زمان و تاریخ شروع 9 صبح روز بعد از زمان ایجاد سرنخ انتخاب شد. زمان و تاریخ اتمام 9 صبح 7 روز بعد از زمان ایجاد سرنخ انتخاب شد.

5- بروزرسانی فیلدها:

این ماژول امکان ویرایش اطلاعات فیلدهای داخل ماژول مقصد را فراهم میکند. در این فعالیت تنظیمات زیر قابل انجام است:

برای مثال، در سرنخ های فروش، درصورتی که یک سرنخ در صنعت بانک ایجاد شد، فیلد چک باکسی با عنوان مشتری مهم فعال شود. ایجاد گردش کار مثال فوق، به ترتیب زیر قابل انجام است:

6- ایجاد رکورد

این ماژول امکان ایجاد یک رکورد با اطلاعات جدید در ماژول های مرتبط با ماژول مقصد که در ارتباط یک به چند هستند را فراهم میکند. توجه داشته باشید ساخت اطلاعیه هم از این طریق امکان پذیر است.

برای مثال، نیاز است بعد از ثبت یک فاکتور و ارجاع آن به مسئول پیگیری مربوطه، یک اطلاعیه برای ایشان صادر شود. (توجه داشته باشید این مثال برای صدور اطلاعیه در تمامی ماژول ها و تحت شرایط مختلف قابل پیاده سازی میباشد.) ایجاد گردش کار مثال فوق، به ترتیب زیر قابل انجام است:

7- ارسال پیام کوتاه

در صورتی که یک سامانه پیامکی از شرکت های ارائه دهنده خرید کرده باشید و اتصال آن به نرم افزار ویتایگر انجام شده باشد، ارسال پیامک های تکی و گروهی بصورت دستی و اتوماتیک قابل انجام خواهد بود. در نظر داشته باشید درصورتیکه نیاز به ارسال پیامک گروهی بالای 10 نفر داشته باشید و یا قصد ارسال پیامک اتوماتیک تحت شرایط خاص باشد، میبایست حتما بابت اینکار یک گردش کار ارسال پیامک ایجاد کنید و برای این منظور در فعالیت ارسال پیامک تنظیمات زیر انجام میشود:

مثال : سیستم بصورت اتوماتیک در تاریخ تولدشان، ارسال پیامک تبریک تولد ارسال کند.

جهت تنظیم ارسال پیامک های گروهی میبایست به چند نکته توجه کنید:

1. گردش کار میبایست بصورت زمانبندی تنظیم شود تا سیستم در زمان مشخصی از روز شروع به ارسال پیام ها کند.
2. یک فیلد چک باکس بنام ارسال پیامک باید به صورت غیرفعال وجود داشته باشد تا سیستم بعد از ارسال پیامک آن فیلد را فعال کند. این امر به این علت انجام میشود که سیستم متوجه شود برای کدام یک از مشتریان در لیست ارسال پیامک داشته و به انتهای هر لیست یا صفحه از مخاطبین که رسید به صفحه بعد رفته و برای لیست بعدی شروع به ارسال کند. )

ایجاد گردش کار مثال فوق، به ترتیب زیر قابل انجام است:

8- بروزرسانی ماژول مرتبط

این ماژول امکان ویرایش اطلاعات فیلدهای ماژول های مرتبط با ماژول مقصد که در ارتباط یک به چند با آن هستند را فراهم میکند. فعالیت بروزرسانی ماژول مرتبط شامل تنظیمات زیر میباشد:

مثال : برای هر مشتری n  فاکتور قابل ثبت است. نیاز است درصورتی که اطلاعات مشتری شامل شماره موبایل و آدرس تغییر کند، بصورت اتوماتیک این اطلاعات در فاکتورهای ایشان تصحیح شود. ایجاد گردش کار مثال فوق، به ترتیب زیر قابل انجام است:

9- فراخوانی وب سرویس

این فعالیت از وب هوک و API ها جهت ارسال و دریافت اطلاعات میان نرم افزار ویتایگر و نرم افزارهای دیگر استفاده میکند. کلیه تنظیمات این ماژول را در این لینک دنبال نمایید.

10- اطلاعیه XMPP- Pushover-Pushsafer- Pushed- FoxPush-OneSignal-PushAssist -Slack

ماژول پوش نوتیفیکیشن به شما اجازه می دهد که از طریق سرویس دهنده هایی نظیر Push assist,Fox push,One signal, Telegram, Output messenger و Najva یک اطلاعیه دریافت کنید.

توجه داشته باشید که در پی تحریم ها و فیلترینگ، سرویس های Fox push,Telegram ,Push assist و one signal  برای آی پی های ایران در دسترس نمی باشند و می توانید از Output messenger و Najva به عنوان جایگزین استفاده کنید.

جهت تنظیم ماژول پوش نوتیفیکیشن و ایجاد گردش کار جهت ارسال اطلاعیه این لینک را دنبال نمایید.

11- Output Messenger

ماژول پوش نوتیفیکیشن به شما اجازه می دهد که از طریق سرویس دهنده Output messenger یک اطلاعیه دریافت کنید. جهت تنظیم ماژول پوش نوتیفیکیشن و ایجاد گردش کار جهت ارسال اطلاعیه این لینک را دنبال نمایید.

12- Najva Web Notification

ماژول پوش نوتیفیکیشن به شما اجازه می دهد که از طریق سرویس دهنده  Najvaیک اطلاعیه دریافت کنید. جهت تنظیم ماژول پوش نوتیفیکیشن و ایجاد گردش کار جهت ارسال اطلاعیه این لینک را دنبال نمایید.

13- ارسال فکس

در صورت خرید و اتصال مرکز تلفن ویپ و پشتیبانی از ارسال فکس، امکان ارسال فایل از طریق فکس امکانپذیر خواهد بود. جهت تنظیم ارسال فکس، این لینک را دنبال کنید.

14- Send email uses MultipleSMTP

ماژول Multiple SMTP این امکان را فراهم میکند تا هر کاربر با ایمیل سازمانی خودش بتواند ایمیلی ارسال و دریافت نماید.عملکرد این فعالیت دقیقا شبیه به ارسال ایمیل است با این تفاوت که میتوان تنظیم کرد با ایمیل کدام کار به عنوان سرور ارسالی، ایمیل ارسال شود. تنظیمات این ماژول بصورت زیر است :

15- ارسال ایمیل با ضمیمه PDF

این فعالیت برای مشتریانی که ماژول PDFmaker خرید کرده اند و قالب های PDF ساخته اند کارایی دارد.

بنابراین زمانی که بخواهید تحت شرایط خاصی یک فایل با ضمیمه PDF از قبل ساخته شده ایمیل شود، بر روی دکمه ارسال ایمیل با ضمیمه PDF کلیک کنید. تنظیمات این ماژول به شرح زیر است:

16- ایجاد سند جدید از طریق PDF ساز

با تهیه ماژول PDF ساز، بر روی ماژول مقصد، قالبی خروجی تهیه کنید. در اینصورت میتوان توسط این فعالیت تعریف کرد تا بصورت اتوماتیک با قالب تعریف شده خروجی گرفته شود و در بخش اسناد و در پوشه ای خاص ذخیره گردد.