مدیریت پروژه در نرم افزار CRM ویتایگر

چرا باید پروژه های مشتری محور را در نرم افزار CRM مدیریت کنید

امروزه در اکثر سازمان ها، تنش بین تیم های فروش و مدیریت پروژه در حال افزایش می باشد و هر دو تیم انگشت اتهام خود را به سمت دیگری نشانه گرفته است. به عنوان مثال تیم فروش، تیم مدیریت پروژه را متهم می کند که از بودجه مشتری فراتر رفته و آنها باید از هزینه اخذ شده از مشتری برای پروژه دفاع کنند. از سوی دیگر، تیم مدیریت پروژه، تیم فروش را متهم می کند که برآوردهای غیر واقعی از بسته شدن معامله داشته است. تمام این مشکلات با استفاده از نرم افزار CRM قابل حل و فصل می باشد. بیایید ابتدا با پیش زمینه کوتاهی در مورد این وضعیت، نگاهی به آنچه رخ داده است بیاندازیم. شرکتی را در نظر بگیرید که هر روز از نرم افزار CRM خود برای پیش بینی ها، ذخیره سازی اطلاعات مشتری، پردازش درخواست سفارش مشتریان و ثبت اطلاعات به روز رسانی شده فروش استفاده می کند. پس از نهایی شدن (برنده شدن) معامله، کارمندان فروش، تیم پروژه را از وجود یک معامله جدید مطلع می سازد. اعضای تیم مدیریت پروژه اطلاعات مرتبط با پروژه را نظارت و پیگیری می کنند. در نتیجه ارتباط اطلاعات به دست آمده بین تیم های فروش و مدیریت پروژه قطع می شود و منجر به سردرگمی های زیاد و در نتیجه شکست پروژه ها می شود. هرگاه یک پروژه شروع می شود، کارمندان فروش تقریباً هیچ اطلاعاتی در مورد پیشرفت پروژه و به روز رسانی مشتری ندارند. و تیم مدیریت پروژه اطلاعات محدودی در مورد بودجه، وعده هایی که فروشندگان در طول مذاکرات می دهند و …دارند. هنگامی که مشکلی پیش می آید، تنش ها بالا گرفته و سرزنش ها شروع می شوند. شاید کسب و کار شما هم پروژه محور می باشد و از نرم افزار CRM برای مدیریت پروژه و فروش شرکت استفاده می کنید. در صورت نبود اطلاعات کافی و روشن درمورد وضعیت و پیشرفت پروژه، کارمندان شما هرگز متوجه نمی شوند که آیا یک پروژه به موقع و با بودجه تعیین شده، تمام شده است و یا اعضای تیم پشتیبانی شما نمی تواند به سوالات مرتبط با پروژه مشتریان پاسخ دهد، و تیم حسابداری هم نمی تواند با تکمیل نقاط عطف پروژه فاکتور صادر کند. برای حذف این مشکل و ارائه دیدگاه کاملی در مورد ارتباطات با مشتری و پروژه ها در میان تیم ها، داشتن مدیریت پروژه و مدیریت ارتباط با مشتری مهم می باشد.

ویتایگر ، یک نرم افزار CRM یکپارچه سازی شده ای است که خلاء بین تیم های مدیریت پروژه و فروش را پر می کند. زیرا ما می دانیم که انجام به موقع پروژه مشتری با بودجه تعیین شده یکی از اصول حیاتی برنامه ریزی و مدیریت پروژه می باشد. ما نرم افزار ویتایگر را به روشی ایجاد کرده ایم که به کارمندان در تمام تیم ها کمک می کند تا با ملزومات پروژه آشنا شوند، اطلاعیه ها و فعالیت ها را برای وظایف ارجاع شده بصورت خودکار انجام دهند و با یکدیگر همکاری داشته باشند.

مزایای مدیریت پروژه ها در نرم افزار CRM

تیم فروش می تواند به دقت فرآیند فروش را ارتقاء دهد. هنگامی که کارمندان فروش اطلاعات کامل و دید وسیعی نسبت به مخارج مرتبط با پروژه داشته باشند، می توانند گزارش های مربوط به هزینه پروژه را ایجاد کرده و تضمین کنند که ارزیابی ها بر اساس واقعیت می باشد و تمام متغییر ها در نظر گرفته شده اند. برای کمک به این فرایند، تمام پروژه ها می توانند به وظایف زمان بندی شده خودکار با لیست فازهای پروژه تقسیم شوند. تیم فروش می تواند گزارش هایی در لیست فازهای پروژه ایجاد و پیشرفت پروژه را تحلیل کرده و تضمین کنند که ارزیابی دقیق می باشد. به عنوان مثال، اگر فروشنده ای پیش فاکتوری با این مضمون آماده کند که یک پروژه ۱۰ ساعت وقت لازم دارد، اما گزارش زمان سنجی نشان دهد که ۱۵ ساعت زمان برای انجام آن صرف شده است، فروشنده می تواند از این اطلاعات برای اطلاع مابه التفاوت به مشتری استفاده کند، یا نرخ پایه پروژه را برای پروژه های آتی به گونه ای تعیین کند که مازاد قیمت را تحت پوشش قرار دهد.

تحویل حساب یکپارچه و درست از تیم فروش به تیم های مدیریت پروژه و مالی

با گردش کارهای ویتایگر، کارمندان فروش می توانند معاملات نهایی شده (برنده) را فوراً و بصورت خودکار به تیم مدیریت پروژه تحویل دهند. و به دلیل اینکه تمام اطلاعات جمع آوری شده در چرخه فروش در نرم افزار  CRM جمع آوری شده است، تیم مدیریت پروژه می تواند با یک حساب کامل از آنچه اتفاق افتاده است، کارکردن بر روی پروژه را شروع کند. با توانایی تبدیل پیش فاکتور ها به فاکتور تنها با یک کلیک، تیم مالی شما می تواند در عرض یک دقیقه برای مشتریان فاکتور صادر کند. آیا صورت حساب مشتریان را به صورت ساعتی و یا پس از اتمام فاز مشخصی از پروژه محاسبه می کنید؟ توجه داشته باشید که گردش کارها در فازهای پروژه و جدول زمانی تنظیم می شوند تا اطلاعیه ها به صورت خودکار برای تیم مالی شما ارسال و فاکتور صادر شود. به دلیل اینکه تمام اطلاعات مورد نیاز برای صدور فاکتور در یک مکان جمع آوری شده است، اعضای تیم مالی دیگر مجبور نیستند که پس از فروشندگان حرکت کرده و اطلاعات تماس مشتری را جمع آوری کنند یا مدیران پروژه را برای به روز رسانی پروژه تعقیب کنند.

سرعت بخشیدن به زمان حل مسئله

پورتال مشتری ویتایگر به مشتریان این امکان را می دهد تا پیشرفت پروژه را مشاهده نموده؛ بازخورد را به موقع به اشتراک بگذارند و اطلاعات مورد نیاز پروژه را با ارائه یک پرونده در خواست کنند. هنگامی که مشتریان شما سوالات مرتبط با پروژه را از طریق پورتال مشتری ارسال می کنند، سوالات به صورت خودکار به پرونده هایی تبدیل می شوند و تیم پشتیبانی مشتری مطلع می شود. به دلیل اینکه تمام اطلاعات مرتبط با پروژه در ویتایگر صحیح می باشد، تیم پشتیبانی مشتری برای جمع آوری اطلاعات به تبادل تعداد زیادی ایمیل احتیاج ندارند و این یعنی صرفه جویی در زمان و تلاش بیشتر. هنگامی که یکی از اعضای پشتیبانی مشتری به اطلاعاتی از تیم مدیریت پروژه برای پاسخ گویی به یک سوال احتیاج داشته باشند، کارمند می تواند به سادگی با سیستم تیکتینگ یا ماژول چت با آنها در ارتباط بوده و بدین ترتیب زمان حل مشکل را کاهش می دهند. با ویتایگر، شما می توانید نرم افزار CRM و مدیریت پروژه خود را در یک مکان مدیریت کنید و در زمان، پول و تلاش اعضای تمام تیم ها صرفه جویی کنید. در غیر اینصورت باید بر روی خرید چندین نرم افزار، یکپارچه سازی آنها با یکدیگر، و آموزش به کارمندان جهت استفاده از سیستم های مختلف سرمایه گذاری کنید.