My Account 
رکوردهای تکراری، ثبت ناقص داده های رکوردها، غلط املایی و از بین رفتن داده های تماس با گذشت زمان، بخش عظیمی از آنچه ما “داده های غلط” در نرم افزار CRM می نامیم را تشکیل می دهند. اگرچه ممکن است ظاهراً با اهمیت نباشند، اما داده های تکراری می توانند موجب پیدایش مشکلات متعدد داخلی و منجر به از بین رفتن کسب و کار شوند.
به عنوان مثال تصور کنید چندین فروشنده با یک مشتری بالقوه تماس بگیرند، در این صورت شرکت آشفته و فاقد صلاحیت به نظر می رسد. با افزایش موارد تکراری، پیگیری فرصت و تهیه گزارش ازهم گسیخته تر و دشوارتر می شود.
نرم افزار ویتایگر می تواند به شما کمک کند تا تضمین کنید که داده های نرم افزار CRM شما به وسیله خودکارسازی فرایند ایجاد رکورد با وب فرم ها، محدود کردن مجوزهای ویرایش داده ها بر اساس نیاز به استفاده و برخی از ماژول ها و ویژگی های شخص سوم، مرتب و عاری از خطا می باشند.
علاوه بر این ویژگی ها، برخی از استراتژی ها و ماژول هایی که به شما در ارتقای تجربه کلی نرم افزار CRM کمک می کنند را بصورت خلاصه بیان می کنیم.
استاندارد سازی داده ها
اولین مرحله برای پیشگیری از تکرار داده های نرم افزار CRM نوشتن راهنمای دستورالعمل برای ورود داده ها می باشد.
برای نرم افزار CRM، عبارات ” IBM ” و “تجهیزات کسب و کار بین المللی” می توانند شبیه دو ورودی کاملا متفاوت باشند. اگر کاربران متفاوت اطلاعات یکسانی را در یک قالب متفاوت وارد کنند، این اطلاعات مانند دو ورودی متفاوت عمل می کنند و منجر به تکرار می شوند.
با استاندارد سازی همه موارد از سرواژه ها گرفته تا علامت گذاری، می توانید از تا حد زیادی از تکرار داده ها جلوگیری کنید.
این امر به مدیریت انتشار و اجرای استانداردهایی که از اختلاف در رکورد جلوگیری می کنند، بستگی دارد. برخی از حیطه های مهم برای استاندارد سازی شامل موارد زیر می باشند:
- قواعد نامگذاری: هنگامی که مشتریان بالقوه و بالفعل در نرم افزار CRM ثبت می شوند، آیا کاربران اسامی کامل آنها را وارد می کنند یا اسامی مورد علاقه آنها، مثل “محمد عرفان” یا “عرفان”؟
- اسامی مکان ها: اسامی مکان ها چگونه وارد می شوند؟ آیا “چهارمحال بختیاری” به صورت “چهار محال” یا “بختیاری” ثبت می شود؟ تمام این موارد صحیح می باشند، اما هر کدام توسط سیستم متفاوت در نظر گرفته می شوند.
- علامت گذاری: قوانین استفاده از کاما، خط فاصله، دو نقطه و نقطه-ویرگول چیست؟ کمی تفاوت در علامت گذاری می تواند اختلافات بزرگی در داده های نرم افزار CRM به وجود آورد.
هر اختلاف کوچکی می تواند بر روی روش نمایش داده در سیستم تاثیر گذار باشد. به همین دلیل بسیار مهم است که مجموعه استانداردی برای تمام فیلدهای موجود در نرم افزار ویتایگر وجود داشته باشد.
برای کمک به شما در مواجهه با این امر، ماژول قدرتمندی ارائه کرده ایم که کاربر شما را مجبور می کند تا همواره داده ها را به روش یکسانی وارد نماید.
تاکید بر صحت و درستی داده ها
دریافت صحیح اطلاعات و نگهداری صحیح از آنها برای موفقیت نرم افزار CRM ضروری می باشد. خطاهایی که ظاهراً کم اهمیت می باشند بر روی عملکرد تمام کاربرانی که به داده های CRM دسترسی دارند، تاثیر گذار می باشند. در اینجا تعدادی از رایجترین خطاها، و تاثیرات آنها بر روی سیستم بیان شده است:
- خطاهای ایمیل: یک آدرس ایمیل تنها در صورت کار می کند که کامل و کاملاً دقیق باشد. یک یا چند حرف جا مانده یا نادرست منجر به اختلال کلی در ارتباطات ایمیلی با مشتری بالفعل یا بالقوه می شود.
- وارد کردن شماره پرسنلی یا شماره موبایل به جای شماره تلفن
- تغییر اسامی: تنها یک حرف تغییر می کند و “شیوا” به “شیدا” و “حسن” به “حسین” تبدیل می شود.
- عدم به روز رسانی: هنگامی که کاربران برای صحبت با یک مخاطب شرکت تماس می گیرند، تنها برای یافتن شخص جدیدی در آن نقش، داده های CRM نیاز دارند تا در اسرع وقت به روز رسانی شوند.
غلط گیری و چک کردن زمان زیادی احتیاج دارند. با این وجود، این زمان نسبت به وارد کردن داده ها و تصحیح رکورد کمتر می باشد.
ادغام رکوردهای تکراری. چگونه رکوردهای تکراری را در نرم افزار ویتایگر ادغام کنیم؟
راه حل برطرف کردن این مشکل، حذف و ادغام رکورد تکراری موجود می باشد. ویتایگر این ویژگی را در نسخه اپن سورس ارائه می دهد.
برای حذف موارد تکراری شما باید مراحل زیر را طی کنید:
- کلیک بر روی ماژول مورد نظر جهت یافتن موارد تکراری در آن. مثلاً سرنخ ها
- در نمایه لیست مخاطبین، بر روی فعالیت ها –> یافتن موارد تکراری کلیک کنید.
- در این پاپ آپ، فیلدهای موجود را انتخاب کرده و بر روی دکمه یافتن موارد تکراری کلیک کنید. نرم افزار ویتایگر در پایگاه داده ماژول انتخاب شده جستجو می کند تا رکوردهایی که مقادیر یکسانی در فیلدهای انتخاب شده دارند را پیدا کند.
- لیست رکوردهایی که مقدار یکسانی در فیلدهای انتخاب شده دارند نمایش داده می شود. شما می توانید رکوردهای تکراری را پاک کنید یا آنها را با یکدیگر ادغام نمایید.
- برای حذف فوری موارد تکراری، رکوردهای مورد نظر را انتخاب و بر روی حذف کلیک نمایید.
- برای ادغام مجموعه ای از رکوردهای تکراری، باید ستون انتخاب ادغام را برای رکوردهای تکراری انتخاب کرده و بر روی دکمه ادغام کنار آن کلیک نمایید.
جلوگیری از تکرار رکوردها در نرم افزار ویتایگر
متاسفانه نرم افزار ویتایگر در نسخه اپن سورس، گزینه ای بررسی به موقع موارد تکراری ندارد. خبر خوب این است که پارس ویتایگر ماژول سازگار با مدیریت ماژول را برای حل این مشکل ارائه کرده است. ماژول بررسی و پیشگیری از موارد تکراری ویتایگر به شما این امکان را می دهد تا عدم ایجاد رکورد تکراری را تضمین کنید.
آنچه شما لازم دارید نصب قوانین بررسی موارد تکراری خود در بخش تنظیمات می باشد تا هر زمان که مشتری بالقوه تکراری ایجاد شد، کاربر هشداری مشاهده کند.
ویژگی های ماژول پیشگیری از موارد تکراری ویتایگر
- بررسی به موقع در نمایه ویرایش و ایجاد سریع
- ضرورت تایید کاربر در صورت تمایل به ایجاد یک رکورد تکراری
- مشاهده جزئیات بررسی ویرایش سریع
- نمایش موارد تکراری در یک پاپ آپ به همراه لینک میانبری به رکورد موجود
- ایجاد لینک به موارد بالقوه تکراری باز شده در یک تب جدید. لازم نیست فیلدهایی که قبلاً کامل شده اند را از دست دهید.
- جستجو فوری برای ایمیل ها و شماره تلفن ها در تمام ماژول ها
بدون هاهنگی مناسب، داده های تکراری CRM می توانند به سرعت از کنترل خارج شوند. با استفاده از اقدامات امنیتی مانند راهنماهای ورود داده، آموزش کاربر و کنترل های نرم افزاری، بسیاری از مشکلات مربوط به موارد تکراری می توانند قبل از شروع متوقف شوند.
